مراحل حسابداری فروش شامل درخواست فروش، تهیه پیش‌فاکتور، نوشتن قرارداد، صدور فاکتور اصلی و ثبت مرجوعی‌ها می‌شوند؛ در ادامه این مراحل را توضیح می‌دهیم:
پیگیری درخواست فروش
در این مرحله، مشتری درخواست خود را برای خرید کالا یا خدمات به واحد فروش اعلام می‌کند، واحد فروش باید جزئیات درخواست فروش (نوع کالای درخواستی، مقدار و قیمت) را به‌دقت ثبت و آن را برای واحد برنامه‌ریزی تولید بفرستد.
واحد برنامه‌ریزی تولید باتوجه‌به ظرفیت تولید، برای تحویل کالا یا خدمات موردنیاز مشتری برنامه‌ریزی می‌کند.
ازآنجایی‌که در این مرحله هیچ تراکنش مالی صورت نمی‌گیرد، سند درخواست فروش به‌تنهایی جزو اسناد اصلی حسابداری فروش نیست؛ ولی باید به‌صورت دقیق در نرم‌افزارهای حسابداری ثبت شود.
کارمندان بخش فروش موظف به استفاده از برنامه‌های حسابداری برای ثبت دقیق میزان فروش‌ها هستند.
صدور پیش فاکتور فروش
پیش‌فاکتور، سندی است که توسط فروشنده به مشتری ارائه می‌شود و جزئیات معامله را شرح می‌دهد. هنگامی‌که مشتری از خرید خود اطمینان ندارد، واحد فروش با صدور پیش‌فاکتور به مشتری جزئیات معامله را شرح می‌دهد.
تنظیم قرارداد فروش
قرارداد فروش، سندی رسمی بین خریدار و فروشنده است و شرایط مربوط به معامله را مشخص می‌کند. پس از تصمیم‌گیری نهایی برای خرید، واحد فروش باید قرارداد را تنظیم و تعهدهای خریدار و فروشنده را مشخص کند.
اگر محصول موردنظر شامل مالیات می‌شود، باید در قرارداد فروش برای جلوگیری از مشکلات بعدی، این موضوع ثبت شود.
صدور فاکتور فروش
مرحله صدور فاکتور نهایی، نقطه عطفی در فرایند حسابداری فروش به‌حساب می‌آید و به‌منزله ثبت نهایی یک معامله و انتقال مالکیت کالا یا خدمات از فروشنده به خریدار است.
درصورتی‌که کالای خریداری‌شده توسط مشتری از انبار خارج شده باشد، حسابدار باید فاکتور فروش را در برنامه حسابداری ثبت کند؛ ثبت همه اسناد شرکت در نرم‌افزارهای حسابداری از مهم‌ترین مراحل در انواع حسابداری محسوب می‌شود.
مرحله برگشت از فروش
مرحله برگشت از فروش در حسابداری به فرایندی گفته می‌شود که در آن مشتری کالای فروخته‌شده را به هر دلیلی به فروشنده مرجوع کند. در این شرایط، فروشنده باید کالا را پس گرفته و وجه آن را به مشتری عودت دهد.
پس از قبول درخواست مرجوعی، فاکتور برگشت از فروش صادر می‌شود. این فاکتور شامل اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، تاریخ، مبلغ و دلیل مرجوعی است و باید در برنامه حسابداری ثبت شود.
