به‌منظور ثبت سند هزینه در حسابداری دو مرحله وجود دارد. ثبت شناسایی هزینه و ثبت هزینه با پرداخت که قبل از ثبت سند پرداخت، هر هزینه باید در دفاتر شناسایی هزینه ثبت شود. توجه داشته باشید حتی درصورتی‌که بخشی از آن باقی‌مانده و بخشی پرداخت شده باشد؛ این هزینه باید ثبت شود. نحوه شناسایی هزینه ها در حسابداری توسط حسابدار یا واحد حسابداری مشخص می‌شود.
ثبت شناسایی هزینه؛ برای نحوه شناسایی هزینه ها در حسابداری
هزینه‌های غیرعینی یا غیرمشهود در نرم‌افزار حسابداری به‌عنوان بدهکار ثبت می‌شوند. حساب استهلاک انباشته که ارزش دفتری دارایی‌ها را کاهش می‌دهد بستانکار خواهد شد. این هزینه استهلاک پرداخت نخواهد شد اما سازمان به شکلی این مورد را بدهکار است.
اگر حقوق پرسنل به‌صورت دقیق در روز آخر ماه پرداخت نشود، این موضوع باید در سیستم ثبت شده و شرکت این مبلغ را بدهکار شود. پس از آن به‌محض پرداخت حقوق پرسنل شرکت بدهکاری خود را پرداخت نموده و هزینه‌ها را مدیریت خواهد کرد.
ثبت هزینه با پرداخت؛ نحوه ثبت سند با پرداخت
در حسابداری این نوع هزینه به‌محض پرداخت شدن ثبت می‌شود. مثلاً حسابداری حقوق و دستمزد که به‌محض پرداخت ماهیانه در سیستم حسابداری ثبت می‌شود. در نرم‌افزار حسابداری محل پرداخت بستانکار و هزینه موردنظر به‌عنوان بدهکار ثبت خواهند شد.
