نکات قانونی در خصوص دفاتر تجاری
آیین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم
شماره ۲۳۰۷۶۱
تاریخ ۱۳۹۴/۱۲/۰۴
ماده ۵ - انواع دفاتر موضوع این آیین‌نامه عبارتند از:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر روزنامه و کل مشترک
۴- دفتر معین
۵- سایر دفاتر
ماده ۶ - نگهداری دفاتر حسابداری
کلیه صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می‌گیرند و همچنین تمامی اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر، حسب مورد به‌صورت دستی یا ماشینی (مکانیزه و الکترونیکی، متکی به اسناد و مدارک) هستند. رعایت موارد زیر الزامی است:
۱- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و به‌صورت روزانه و به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت شود و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
۲- مودیان موظف‌اند تا زمانی که نرم‌افزار مورد استفاده آن‌ها مطابق ویژگی‌ها، معیارها و ضوابط اعلام‌شده از سوی سازمان نباشد، حداقل ماهی یک‌بار خلاصه عملیات ثبت‌شده در ماشین‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت کرده و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.
ماده ۷ - ثبت مکانیزه رویدادهای مالی
مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی، مکانیزه و الکترونیکی ثبت و نگهداری می‌کنند، به استثنای مودیان گروه اول، نیازی به ارائه دفاتر دستی ندارند. با این حال، نگهداری اسناد و مدارک حساب به‌صورت ماشینی یا دستی الزامی است.
ماده ۱۶ - موارد رد دفاتر
عدم رعایت تکالیف مقرر در این آیین‌نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر خواهد شد:
۱- در صورتی که دفاتر ارائه‌شده نزد مراجع ذی‌ربط به ثبت نرسیده باشد یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر، مشروط به احراز تخلف.
۳- تأخیر در تحریر دفاتر روزنامه بیش از ۱۵ روز و تأخیر در ثبت دفتر کل فراتر از حد مجاز تعیین‌شده در این آیین‌نامه
۴- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز، برخلاف مقررات این آیین‌نامه
۵- در مواردی که دفاتر مورد ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تأیید بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی ذی‌ربط قرار نگیرد
۶- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی با اطلاعات موجود در سیستم‌های ماشینی، مکانیزه، الکترونیکی یا سامانه ثبت برخط معاملات، در مورد اشخاصی که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند یا مکلف به استفاده از آن‌ها هستند
۷- جای خالی بیش از حد معمول در دفتر روزنامه
۸- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت‌شده، اعم از تحریر شده یا نانویس
۹- تغییر نرم‌افزار حسابداری مورد استفاده در طول سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی ذی‌ربط
۱۰- تغییر روش نگهداری دفاتر اسناد حسابداری از ماشینی و مکانیزه (الکترونیکی) به دستی و بالعکس، طی سال مالیاتی یا دوره مالی
۱۱- تحریر دفاتر با ارزی غیر از پول رایج کشور و زبانی غیر از فارسی
۱۲- حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی
بخشنامه ۱۷۳۳/۲۰۰ ص
تاریخ ۱۴۰۴/۰۲/۰۲
در ابتدا، فرصت ۱۵ روزه برای مؤدیان محترم تا ۱۷ اردیبهشت ماه در نظر گرفته شده است تا بتوانند از سامانه استفاده کرده و به‌طور کامل با عملکرد آن آشنا شوند. پس از تاریخ مذکور، داده‌های مربوط به دوره آشنایی و آزمایشی به‌طور کامل حذف خواهد شد و سامانه به منظور بارگذاری اطلاعات اصلی و نهایی آماده‌سازی می‌شود. بهره‌برداری عملیاتی از تاریخ ۱۴۰۴/۲/۱۸ آغاز خواهد شد.
قانون تجارت
ماده ۶ - هر تاجری، به استثنای کسبه جزء، مکلف است دفاتر زیر یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به‌موجب نظام‌نامه به عنوان جایگزین این دفاتر تعیین می‌کند، داشته باشد:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر دارایی
۴- دفتر کپیه
ماده ۷ - دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید روزانه تمامی مطالبات و دیون، معاملات تجاری و خرید و فروش اوراق تجارتی از قبیل ظهرنویسی، واردات و صادرات را، صرف‌نظر از نام و نوع آن‌ها، در این دفتر ثبت کند. همچنین وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند، باید در آن درج نماید.
ماده ۸ - دفتر کل دفتری است که تاجر باید حداقل هفته‌ای یک بار، تمامی معاملات را از دفتر روزنامه استخراج کرده، انواع مختلف آن‌ها را تفکیک نموده و هر نوع را در صفحه مخصوصی از دفتر کل به‌صورت خلاصه ثبت کند.
